Optymalizacja procesów w firmie z CRM: co zbudowaliśmy dla agencji pracy

CRM skraca proces wtedy, gdy każda osoba, zamówienie czy transakcja ma jedną kartę, która przechodzi przez te same etapy, a każdy w zespole widzi, na jakim etapie jest sprawa, bez pytania na czacie. Sama instalacja programu tego nie załatwi. Najpierw trzeba zapisać, jak naprawdę przebiega praca, a potem zbudować wokół tego etapy i pola. Tak wyglądało to w CRM, który w 2026 r. zbudowaliśmy dla agencji pracy kierującej pracowników do magazynów i fabryk w Polsce.

Punkt wyjścia: ponad dziesięć arkuszy Excela i kilka czatów

Agencja obsługuje setki kandydatów w projektach klientów i zajmuje się też ich zakwaterowaniem i dokumentami. Przed wdrożeniem CRM dane były w ponad 10 arkuszach Excela, a informacje o zakwaterowaniu i zwolnieniach rozchodziły się po czatach w komunikatorach. Nie było jednej karty, która prowadziłaby osobę od pierwszego zgłoszenia do pracy, a potem do zwolnienia. Część zgłoszeń z różnych kanałów ginęła i nikt nie umiał powiedzieć, który kanał albo który rekruter pozyskuje ludzi, którzy zostają na dłużej.

Plan tego projektu na etapie specyfikacji opisaliśmy we wcześniejszym artykule o automatyzacji procesów w firmie. Tutaj piszemy o tym, co z niego wyszło.

Jedna karta od zgłoszenia do zwolnienia

Najważniejsza decyzja dotyczyła modelu danych. Każdy kandydat ma jedną kartę, a każdy etap jego drogi jest statusem tej karty. Rekruter nie przepisuje osoby z arkusza „zgłoszenia” do arkusza „pracownicy”, tylko przesuwa kartę do następnej kolumny na tablicy kanban. Zwolnienie zapisuje się na tej samej karcie, więc historia od zgłoszenia do odejścia jest w jednym miejscu.

Pierwsza wersja, budowana etapami od maja do sierpnia 2026 r., ma:

• listę kandydatów i tablicę kanban według statusów;
• projekty, czyli zamówienia klientów, oraz zadania dla zespołu;
• rejestr zwolnień;
• klauzule informacyjne RODO z zapisem, że kandydat je otrzymał;
• analitykę według statusów i źródeł zgłoszeń;
• 4 role dostępu i dziennik zdarzeń, który pokazuje, kto co zmienił;
• interfejs po polsku i po ukraińsku.

Zrzuty ekranu są na stronie realizacji HR CRM.

Z czego celowo zrezygnowaliśmy

Podczas rozmowy o zakresie ustaliliśmy, czego w pierwszej wersji nie będzie: dzwonienia z CRM, aplikacji mobilnej i integracji z prywatnymi telefonami rekruterów. Rekruterzy otwierają CRM w przeglądarce telefonu i układ dobrze się tam wyświetla. Każda z tych funkcji dodałaby tygodnie pracy, a dzwonienie także miesięczne opłaty za telefonię, za coś, bez czego zespół sobie radzi. Wolimy oddać mniejszy system, z którego ludzie korzystają codziennie, a brakujące części dodać, gdy zespół będzie wiedział, czego mu naprawdę brakuje.

Najpierw dane, potem raporty

Kierownicy chcieli widzieć zatrudnienia i retencję pracowników w podziale na rekruterów, osobno rekruterów freelancerów do rozliczeń oraz przyczyny i terminy zwolnień. Pierwsza wersja pokazuje lejek według statusów i źródeł. Większość pozostałych raportów da się zbudować z tego, co system już zapisuje, bo każda zmiana statusu ma datę i autora. Raport rozliczeń będzie wymagał jeszcze zasad wynagradzania freelancerów, czyli kilku nowych pól, a nie nowego systemu. Jak powiedzieliśmy klientowi przy ustalaniu zakresu: gdy dane są w jednej bazie, większość statystyk sprowadza się do dobrze napisanego zapytania. Dlatego zaczęliśmy od etapów i pól obowiązkowych, a pulpity zostawiliśmy na później.

Gotowy CRM czy zbudowany pod firmę

Przy sprzedaży w typowej firmie B2B gotowy CRM to zwykle szybszy i tańszy start. Popularne programy, takie jak Pipedrive, pozwalają mieć kilka lejków, ale każdy z nich opiera się na transakcji, która zmierza do sprzedaży. Proces agencji pracy trwa jednak dalej po „sprzedaży”: zakwaterowanie, pierwszy dzień w pracy, zwolnienie, rozliczenie freelancerów. Dopasowywanie tego na siłę do lejka sprzedaży oznaczałoby obejścia w każdym raporcie. Agencja może też rozważyć system rekrutacyjny (ATS); przed wyborem warto sprawdzić, czy obejmuje to, co dzieje się po zatrudnieniu, na przykład zakwaterowanie i zwolnienia. CRM budowany na zamówienie ma sens, gdy twój proces różni się od standardowego lejka sprzedaży, a zespół będzie pracował w systemie codziennie.

Sygnały, że czas na CRM

• ten sam klient albo zamówienie jest w kilku arkuszach i nikt nie wie, która wersja jest aktualna;
• żeby dowiedzieć się, na jakim etapie jest sprawa, trzeba zapytać na czacie;
• nie wiesz, który kanał przyprowadza klientów, którzy zostają;
• dane o jednej osobie albo zamówieniu są rozrzucone między arkuszem, pocztą i komunikatorami.

Systemy CRM budujemy jako część usługi automatyzacji procesów. Wyślij nam przez stronę kontaktową krótki opis tego, jak dziś wygląda twój proces, a powiemy, czy lepiej sprawdzi się konfiguracja programu, który już masz, gotowy CRM, czy system zbudowany na zamówienie.