Оптимізація процесів у фірмі за допомогою CRM: що ми зробили для кадрової агенції

CRM скорочує процес тоді, коли кожна людина, замовлення чи угода має одну картку, яка проходить ті самі етапи, і будь-хто в команді бачить, на якому етапі справа, не питаючи в чаті. Саме встановлення програми цього не дає. Спершу треба записати, як насправді йде робота, а потім побудувати навколо цього етапи й поля. Ось як це виглядало в CRM, яку ми у 2026 році зробили для кадрової агенції, що працевлаштовує людей на склади й фабрики в Польщі.

Точка відліку: понад десять таблиць Excel і кілька чатів

Агенція веде сотні кандидатів у проєктах клієнтів, разом із житлом і документами. До CRM дані лежали в понад 10 таблицях Excel, а інформація про житло і звільнення була розпорошена по чатах у месенджерах. Не було однієї картки, яка вела б людину від першої заявки до роботи, а згодом до звільнення. Частина заявок із різних каналів губилася, і ніхто не міг сказати, який канал чи рекрутер приводить людей, які залишаються.

План цього проєкту на етапі специфікації ми описали в попередній статті про автоматизацію процесів. Тут розповідаємо, що з нього вийшло.

Одна картка від заявки до звільнення

Найважливіше рішення стосувалося моделі даних. Кожен кандидат має одну картку, а кожен етап його шляху є статусом цієї картки. Рекрутер не переписує людину з таблиці «заявки» в таблицю «працівники», а пересуває картку в наступну колонку на канбан-дошці. Звільнення записується в тій самій картці, тож історія від заявки до відходу в одному місці.

Перша версія, яку ми будували етапами з травня до серпня 2026 року, має:

• список кандидатів і канбан-дошку за статусами;
• проєкти, тобто замовлення клієнтів, і завдання для команди;
• реєстр звільнень;
• інформаційні клаузули RODO з записом, що кандидат їх отримав;
• аналітику за статусами і джерелами заявок;
• 4 ролі доступу і журнал подій, який показує, хто що змінив;
• інтерфейс польською та українською.

Скриншоти є на сторінці кейсу HR CRM.

Від чого ми свідомо відмовилися

Під час розмови про обсяг робіт ми домовилися, чого в першій версії не буде: дзвінків із CRM, мобільного застосунку й інтеграції з особистими телефонами рекрутерів. Рекрутери відкривають CRM у браузері телефону, і інтерфейс там працює. Кожна з цих функцій додала б тижні роботи, а дзвінки ще й щомісячні платежі за телефонію, за те, без чого команда дає собі раду. Ми радше здамо меншу систему, якою люди користуються щодня, а відсутні частини додамо, коли команда знатиме, чого їй справді бракує.

Спершу дані, потім звіти

Керівники хотіли бачити працевлаштування й утримання працівників за кожним рекрутером, окремо рекрутерів-фрилансерів для розрахунків, а також причини і строки звільнень. Перша версія показує воронку за статусами і джерелами. Більшість інших звітів можна побудувати з того, що система вже записує, бо кожна зміна статусу має дату й автора. Для звіту про розрахунки ще знадобляться правила оплати фрилансерів, тобто кілька нових полів, а не нова система. Як ми сказали клієнтові, коли узгоджували обсяг робіт: коли дані в одній базі, більшість статистики зводиться до правильно написаного запиту. Тому ми почали з етапів і обов'язкових полів, а дашборди залишили на потім.

Готова CRM чи зроблена під фірму

Для продажів у типовій B2B-фірмі готова CRM зазвичай дає швидший і дешевший старт. Популярні програми, як-от Pipedrive, дають змогу мати кілька воронок, але кожна з них описує угоду, що рухається до продажу. А процес кадрової агенції після «продажу» тільки триває: житло, перший робочий день, звільнення, розрахунок із фрилансерами. Втиснути це у воронку угод вимагало б обхідних рішень у кожному звіті. Агенція може також розглянути рекрутингову систему (ATS); перед вибором варто перевірити, чи охоплює вона те, що відбувається після працевлаштування, наприклад житло і звільнення. CRM на замовлення має сенс, коли ваш процес відрізняється від стандартної воронки продажів, а команда працюватиме в системі щодня.

Ознаки того, що час переходити на CRM

• той самий клієнт чи замовлення є в кількох таблицях, і ніхто не знає, яка версія актуальна;
• щоб дізнатися, на якому етапі справа, треба питати в чаті;
• ви не можете сказати, який канал приводить клієнтів, які залишаються;
• дані про одну людину чи замовлення розкидані між таблицею, поштою і месенджерами.

Системи CRM ми робимо в межах послуги автоматизації процесів. Надішліть через сторінку контактів короткий опис того, як ваш процес виглядає сьогодні, і ми скажемо, що підійде краще: налаштування в програмі, яка у вас уже є, готова CRM чи система на замовлення.