Оптимизация процессов в фирме с помощью CRM: что мы сделали для кадрового агентства

CRM сокращает процесс тогда, когда у каждого человека, заказа или сделки есть одна карточка, которая проходит одни и те же этапы, и любой в команде видит, на каком этапе дело, не спрашивая в чате. Сама установка программы этого не даёт. Сначала нужно записать, как на самом деле идёт работа, а потом построить вокруг этого этапы и поля. Вот как это выглядело в CRM, которую мы в 2026 году сделали для кадрового агентства, трудоустраивающего людей на склады и фабрики в Польше.

Точка отсчёта: больше 10 таблиц Excel и несколько чатов

Агентство ведёт сотни кандидатов в проектах клиентов, вместе с жильём и документами. До CRM данные лежали в более чем 10 таблицах Excel, а информация о жилье и увольнениях была разбросана по чатам в мессенджерах. Не было одной карточки, которая вела бы человека от первой заявки до работы, а потом до увольнения. Часть заявок из разных каналов терялась, и никто не мог сказать, какой канал или рекрутер приводит людей, которые остаются.

План этого проекта на этапе спецификации мы описали в предыдущей статье об автоматизации процессов. Здесь рассказываем, что из него получилось.

Одна карточка от заявки до увольнения

Самое важное решение касалось модели данных. У каждого кандидата одна карточка, а каждый этап его пути является статусом этой карточки. Рекрутер не переписывает человека из таблицы «заявки» в таблицу «работники», а передвигает карточку в следующую колонку на канбан-доске. Увольнение записывается в той же карточке, поэтому история от заявки до ухода в одном месте.

Первая версия, которую мы строили по этапам с мая по август 2026 года, включает:

• список кандидатов и канбан-доску по статусам;
• проекты, то есть заказы клиентов, и задачи для команды;
• реестр увольнений;
• информационные клаузулы RODO с записью о том, что кандидат их получил;
• аналитику по статусам и источникам заявок;
• 4 роли доступа и журнал событий, который показывает, кто что изменил;
• интерфейс на польском и украинском.

Скриншоты есть на странице кейса HR CRM.

От чего мы сознательно отказались

Во время обсуждения объёма работ мы договорились, чего в первой версии не будет: звонков из CRM, мобильного приложения и интеграции с личными телефонами рекрутеров. Рекрутеры открывают CRM в браузере телефона, и интерфейс там работает. Каждая из этих функций добавила бы недели работы, а звонки ещё и ежемесячные платежи за телефонию, за то, без чего команда обходится. Мы скорее сдадим систему поменьше, которой люди пользуются каждый день, а недостающие части добавим, когда команда поймёт, чего ей действительно не хватает.

Сначала данные, потом отчёты

Руководители хотели видеть трудоустройства и удержание работников по каждому рекрутеру, отдельно рекрутеров-фрилансеров для расчётов, а также причины и сроки увольнений. Первая версия показывает воронку по статусам и источникам. Большинство остальных отчётов можно построить из того, что система уже записывает, потому что у каждого изменения статуса есть дата и автор. Для отчёта о расчётах ещё понадобятся правила оплаты фрилансеров, то есть несколько новых полей, а не новая система. Как мы сказали клиенту, когда согласовывали объём работ: когда данные в одной базе, большая часть статистики сводится к правильно написанному запросу. Поэтому мы начали с этапов и обязательных полей, а дашборды оставили на потом.

Готовая CRM или сделанная под фирму

Для продаж в типичной B2B-фирме готовая CRM обычно даёт более быстрый и дешёвый старт. Популярные программы, например Pipedrive, позволяют вести несколько воронок, но каждая из них описывает сделку, которая движется к продаже. А процесс кадрового агентства после «продажи» только продолжается: жильё, первый рабочий день, увольнение, расчёт с фрилансерами. Втиснуть это в воронку сделок потребовало бы обходных решений в каждом отчёте. Агентство может также рассмотреть рекрутинговую систему (ATS); перед выбором стоит проверить, охватывает ли она то, что происходит после трудоустройства, например жильё и увольнения. CRM на заказ имеет смысл, когда ваш процесс отличается от стандартной воронки продаж, а команда будет работать в системе каждый день.

Признаки, что пора заводить CRM

• один и тот же клиент или заказ есть в нескольких таблицах, и никто не знает, какая версия актуальна;
• чтобы узнать, на каком этапе дело, нужно спрашивать в чате;
• вы не можете сказать, какой канал приводит клиентов, которые остаются;
• данные об одном человеке или заказе разбросаны между таблицей, почтой и мессенджерами.

Системы CRM мы делаем как часть услуги автоматизации процессов. Пришлите через страницу контактов короткое описание того, как ваш процесс выглядит сегодня, и мы скажем, что подойдёт лучше: настройка в программе, которая у вас уже есть, готовая CRM или система на заказ.